‘Het volledig uit elkaar houden van werk en privé is onmogelijk geworden’

Het personeel van Lidl België krijgt na 18 uur en vóór 7 uur ’s morgens geen interne mails meer, een maatregel van de supermarktketen voor een beter evenwicht tussen werk- en privéleven. Een lovenswaardig initiatief, zegt expert time management Tim Christiaens, maar moet de discussie niet verder gaan? ‘De apps met een nog veel hogere storingsfactor zijn op komst. En zijn vaste werkuren trouwens nog wel van deze tijd?’

Permanente bereikbaarheid is vandaag een wezenlijk productiviteitsprobleem op de werkvloer. Wanneer wij in opleidingen vragen wie er ’s ochtends thuis eerst een kop koffie heeft gedronken en wie eerst zijn mails heeft gelezen, dan is de tweede groep sinds kort talrijker dan de eerste groep. Door het grote aantal storingen springen veel medewerkers permanent van de hak op de tak, waardoor werk- en zelfs privéactiviteiten soms noodgedwongen moeten wijken. Is het tijd om hier iets aan te doen? Zeker. Of we dat probleem kunnen oplossen door enkel het mailverkeer te beknotten, is echter nog maar de vraag.

De mailbox is vandaag de grootste ‘vijand’ voor onze productiviteit. Je mail volgt je altijd en overal, en dus doen je collega’s, klanten en andere contacten dat ook. Het gevolg is niet te onderschatten: een totaal gebrek aan concentratievermogen.

Toch is dat klein bier vergeleken met wat we in Azië zien gebeuren. Zo heeft in China lang niet iedereen een mailadres. Voor zakelijke en privéberichten gebruiken de Chinezen WeChat. Deze Aziatische vorm van WhatsApp heeft sinds begin 2018 meer dan een miljard (!) gebruikers en je kan ermee betalen, netwerken, een tafel of hotelkamer mee reserveren. Zonder WeChat kan je in China als het ware geen zaken doen.

Maar het is ook een stoorzender van formaat. Het gevolg is dat zowel jouw klanten als jouw vrienden via dezelfde app berichten beginnen te sturen. Expats klagen steen en been over de honderden berichten die ze dagdagelijks, zeven dagen op zeven, ontvangen. De onmisbare communicatietool is nu voor sommigen uitgegroeid tot een nachtmerrie in de vorm van een virtuele leiband. Een leiband wie wel eens op ons zou kunnen afkomen.

Voorzitter Klaus Schwab gaf het al in 2016 aan tijdens zijn Wereld Economisch Forum: ‘We staan op de drempel van een technologische revolutie die ons leven, ons werk en onze relaties met elkaar zullen veranderen’. Vandaag zijn we deze aardverschuiving volop aan het meemaken.

Het is nog maar de vraag of WeChat in China zal blijven. Wellicht niet. WhatsApp heeft in 2018 alvast haar Business Concept met verschillende toepassingen voor de zakelijke markt uitgerold. Kan het dus nog erger worden dan de overvolle mailbox waar we nu al mee kampen? Jazeker, always on is vandaag het nieuwe normaal.

Het is dus hoog tijd dat we verstandig leren omgaan met nieuwe applicaties, zeker in functie van onze productiviteit. Met andere woorden, afspraken over e-mails zullen binnenkort misschien niet meer relevant zijn. Bovendien zou het verstandiger kunnen zijn om vooral afspraken te maken over responstijden, ongeacht de applicatie.

Lidl wil streven naar een beter evenwicht tussen werk en privéleven. De term work-life balance staat echter al jaren ter discussie. Veel kenniswerkers voelen aan dat de grenzen tussen werk en privé steeds meer vervagen. Het volledig uit elkaar houden van werk en is vandaag simpelweg onmogelijk geworden. Het zou mooi zijn als we hierbij kunnen streven naar een harmonieus samenspel. De twee componenten zouden elkaar kunnen versterken in plaats van te concurreren.

Bovendien beweren experten al een tijdje dat ons huidig 9 tot 5-model voor kantoorwerkers in de toekomst niet meer houdbaar zal zijn. Zo hebben tal van onderzoeken aangetoond dat we productiever werken in een flexibele omgeving.

Laat ons dus elk initiatief waarbij werknemers zelf hun tijd kunnen indelen aan de hand van hun workload, met veel enthousiasme omarmen. De vraag is of het beperken van e-mail of berichtenverkeer daarbij kan helpen. We zullen wellicht zelf wat sterker in onze schoenen moeten staan om onze smartphone regelmatig uit te schakelen.

Voor organisaties is het natuurlijk geen eenvoudig vraagstuk: in welke mate kunnen we onze werknemers vrijlaten om hun taken uit te voeren op de manier die ze zelf wensen? Verschillende bedrijven hebben al ervaren dat wanneer hun mensen meer vrijheid en flexibiliteit aangeboden krijgen, ze hier niet altijd goed mee kunnen omgaan.

Toch is het aangewezen medewerkers de vrijheid te bieden om te communiceren zoals zij dit wensen te doen en laat ze hun (privé)leven inrichten zoals zij dit nuttig achten. Goed doordachte afspraken over onder meer responstijden op team- of organisatieniveau zijn hierbij cruciaal.