Telewerken: ‘Bewijzen dat je effectief aan het werk bent, is overbodig’

Wie kan, is momenteel thuis aan het werk. Voorlopig dus geen lunchvergaderingen, seminaries of geklets aan de koffieautomaat. Wel geslack, gemail, gefacetime, getelefoneer, gezoom, gewhatsapp, gemessenger en nog veel meer. Hoe houd je al telewerkend je hoofd boven water in het kluwen aan communicatiekanalen?

Communicatiekanalen te over. Wie er nog niet vertrouwd mee was, wordt vandaag verplicht er mee aan de slag te gaan. Positief, vindt timemanager Tim Christiaens. ‘Het is belangrijk dat iedereen deze technieken omarmt. Met technologie is het eigenlijk altijd een beetje hetzelfde. In het begin zijn we ervan overtuigd dat we het helemaal niet nodig hebben, maar na een tijdje kunnen we ons niet meer voorstellen dat we het ooit hebben moeten missen.’

Dat communicatie in elke werkcontext cruciaal is, wordt vandaag extra onderstreept. ‘Op zich hoeft telewerken niet zo hard te verschillen van de reguliere werksituatie’, zegt Christiaens. ‘Want ook daar zouden organisatiorisch goede afspraken rond de manier van communiceren, en dan vooral qua responstijden, van kracht moeten zijn.’

‘Denk dan vooral aan richtlijnen over hoe snel je in een bepaalde situatie antwoord mag verwachten. Want je kan niet én gefocust werken én constant alle communicatiekanalen in de gaten houden. Wil je productief zijn, moet je leren die kanalen op gezette tijdstippen uit te schakelen. Als het echt dringend is, weten ze je heus wel te vinden.’

Terrasjesweer

Toch hebben veel, vooral onervaren, thuiswerkers daar moeite mee. ‘Velen maken er een sport van alle communicatiekanalen nauwgezet in de gaten te houden en zo snel mogelijk te reageren om te bewijzen dat ze wel degelijk aan het werk zijn. Ja, inderdaad, de zon schijnt op mijn nieuw terras, maar toch ben ik ijverig aan het werk. Die gedrevenheid siert hen, maar werkt eerder contraproductief. Op die manier zit je godganse dagen op die kanalen te pingpongen zonder dat er iets van het geplande werk in huis komt. Een dag is zo voorbij.’

Willen bewijzen dat je effectief aan het werk bent is volgens Christaens compleet overbodig en achterhaald. ‘Vertrouwen is belangrijker dan ooit. Als je vandaag als werkgever je teamleden niet vertrouwt, had je waarschijnlijk al veel vroeger bepaalde maatregelen moeten treffen. Niemand hoeft zich te bewijzen, want hoe ik het zie, doet iedereen momenteel zijn uiterste best er in deze ongewone omstandigheden het beste van te maken.’

Tweede beste optie

‘Plan daarnaast niet alleen wanneer je de communicatiekanalen checkt, maar schenk ook aandacht aan welk kanaal je voor welke boodschap gebruikt. Sommige booschappen worden nu eenmaal best face to face gebracht, maar de situatie van vandaag leent zich daar niet toe. Daarom moeten we wel terugvallen op die nieuwe kanalen. Zie het als kiezen voor de tweede beste optie.’

‘Veelal is videoconferencing die tweede beste optie. Het toont je de gezichtsuitdrukking die bij telefoneren verloren gaat en de intonatie die bij mailverkeer achterblijft. Mailen is daarbij bijna nooit een goed idee als het om moeilijkere of complexere boodschappen gaat. Het wordt anders neergeschreven dan bedoeld, het wordt anders geïnterpreteerd dan bedoeld en voor je het weet is er van dat bedoelde niets meer over. Wanneer je merkt dat het de verkeerde kant op gaan, neem dan even de tijd een skype- of telefoonafspraak te prikken. Bereid je dan voor op hoe je de boodschap wil brengen en breng die dan ook op een redelijke manier.’

‘Hoewel het belangrijk is dat iedereen leert telewerken, is het zeker niet de bedoeling dat we dat in de toekomst ook allemaal structureel gaan doen. Het komt de file wel ten goede, maar doet ons op een heel andere manier samenwerken. De teamgeest zal eronder gaan lijden en dat is nefast voor iedereen. Alles met mate, ook hier. Deeltijds telewerken heeft zijn plaats, maar ik denk dat we straks allemaal een gat in de lucht springen wanneer we weer mogen gààn werken.’