Factcheck: ja, de gemiddelde mens beantwoordt zijn werkmails beter ’s middags

Deze factcheck is uitgevoerd op basis van de beschikbare informatie op de datum van publicatie. Lees hier meer over hoe we werken.

‘De namiddag is het beste moment om je werkmails te versturen.’ Dat lazen we onlangs in Metro. En het klopt deels, met de nodige nuance.

Voor heel wat mensen is e-mails beantwoorden ‘het eerste werktaakje van de dag’, zo lazen we in Metro. Onterecht, zo luidt het. ‘Volgens verschillende wetenschappelijke studies is het juist beter om je mail in de namiddag te beantwoorden. ’s Ochtends zijn we namelijk op ons productiefst en vanaf de middag tot 15 uur neemt die productiviteit bij veel mensen een duik.’ Over welke wetenschappelijke studies het precies gaat, is onduidelijk. Al volgt wel meteen een nuancering. ‘Natuurlijk is het mogelijk dat jouw lichaam een ander ritme aanhoudt, maar als je je in dit scenario kunt herkennen, is het dus beter om je mailbox in de namiddag aan te pakken.’

Die nuance is cruciaal, zegt hoogleraar gezondheidspsychologie Omer Van den Bergh (KU Leuven). ‘Zoals wel vaker kun je dit soort simplistische uitspraken niet zomaar veralgemenen. Het klopt dat ons “circadiaanse ritme” – beter bekend als de biologische klok – een invloed heeft op een aantal aspecten van cognitieve performantie. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde mens nog niet goed op dreef is tussen 7 en 10 uur ’s ochtends. Tussen 10 en 14 uur is de performantie optimaal, tussen 14 en 16 uur volgt de zogenaamde “postlunchdip” en nadien gaat het weer bergop, tot een uur of tien ’s avonds. Als we ervan uitgaan dat mails beantwoorden weinig aandacht vraagt, wat zeker niet voor álle werkmails geldt, kun je dat gerust na de middag doen. Maar er spelen veel andere factoren mee. De moeilijkheid en duur van een taak, bijvoorbeeld. Wie in de middag met een zeer complexe taak wordt geconfronteerd, zal vaak extra geactiveerd worden, waardoor dat effect gecompenseerd wordt. Daarnaast speelt bijvoorbeeld ook leeftijd een rol: adolescenten komen trager op dreef, terwijl ouderen eerder opschuiven naar ochtendtypes die makkelijker slaperig worden overdag. Het circadiaanse effect vlakt bij hen wat af.’

Ook arbeids- en organisatiepsycholoog Jana Deprez (KU Leuven) nuanceert. ‘Uit onderzoek weten we dat er verschillende chronotypes zijn: “nachtuilen”, “vroege vogels” en “kolibries”, die ertussenin zitten. De grote meerderheid behoort tot die twee laatste groepen. Zij hebben inderdaad een energiedip na de middag. Dan is het beter om taken uit te oefenen die iets minder concentratie vergen. Maar ook opvallend: tijdens zo’n energiedip komen mensen vaak creatiever uit de hoek, ze durven meer out of the box te denken.’

Ten slotte wil ook productiviteitsexpert Tim Christiaens (Time Management Company) sterk nuanceren. ‘Het is wetenschappelijk bewezen dat onze energiepieken en -dalen gedurende de dag genetisch bepaald zijn. In een vrij recente studie werden naast “ochtendmensen” en “avondmensen” ook “dutterstypes” en “namiddagtypes” ontdekt. Die laatsten zijn het meest alert rond het middaguur, dus ook voor hen klopt bovenstaande stelling niet. Al sluit ik me wel aan bij het advies om enkel mails te beantwoorden tijdens energiedips. Jammer genoeg voelen veel mensen, zeker als ze thuiswerken, de drang om hun mails altijd meteen te beantwoorden, om aan hun baas en collega’s te bewijzen dat ze wel degelijk aan het werk zijn. Terwijl het effectiever is om op je meest alerte momenten je mailbox gesloten te houden en enkel te focussen op “diep werk”.’

Knack maakt onderdeel uit van Roularta Media Group.