Factcheck: ‘Een halfuur vergaderen is het meest efficiënt’

Deze factcheck is uitgevoerd op basis van de beschikbare informatie op de datum van publicatie. Lees hier meer over hoe we werken.

Dat vertelde Brigitte Denolf, consultant bij Bright at Work, onlangs in Het Nieuwsblad. Maar klopt dat wel?

Een doelmatige vergadering begint stipt en duurt bij voorkeur zo kort mogelijk, lazen we onlangs in een stuk over efficiënt vergaderen in Het Nieuwsblad. ‘Onze hersenen kunnen zich maximaal 40 minuten concentreren, dus een half uur vergaderen is het meest efficiënt’, zei Brigitte Denolf, consultant bij Bright at Work . ‘Als het toch langer moet duren, las dan elke 20 minuten een korte pauze in om de benen te strekken, iets te drinken en eventueel van plaats te wisselen.’

Klopt het, wat Denolf hier claimt?

Dat een efficiënte vergadering uitsluitend 30 minuten zou duren, is ‘een beetje kort door de bocht’, nuanceert ze aan de telefoon. ‘Voor een briefing of een nabespreking is een half uur een goede norm. Maar een brainstorm, of opinievorming over strategie, vereist een ander tijdsperspectief.’

Blijft de vraag: kunnen onze hersenen zich maar 40 minuten concentreren? ‘Ik heb gelezen dat het bewezen is,’ zegt Denolf, ‘maar naar een specifieke bron kan ik u niet leiden. Voor cijfers en onderzoek kunt u beter bij wetenschappers terecht, denk ik.’

Omdat de ene persoon de andere niet is en onze aandachtsspanne afhangt van hoe afwisselend en prikkelend de taak is, heeft de wetenschap geen zinvolle norm als antwoord op de vraag hoelang we ons kunnen concentreren, zeggen drie psychologen. ‘Langer concentreren kun je bijvoorbeeld ook leren’, beklemtoont biologisch psycholoog Rudi D’Hooge (KU Leuven). ‘Wat klopt, is dat onze aandacht bij monotone taken na verloop van tijd verslapt. Uit een studie in Groningen, bijvoorbeeld, waarbij proefpersonen drie uur lang bepaalde letters moesten detecteren op een computerscherm, bleek dat ze aan het einde dubbel zoveel fouten maakten als in het begin.’

‘Maar als de nood hoog is – neem bijvoorbeeld militairen in oorlogssituaties – kunnen we veel meer’, zegt D’Hooge. Is de taak eentonig, dan noemt hij ‘een maximale aandachtsspanne van een half uur tot drie kwartier al bij al geen onzinnig idee’.

Maar de ene vergadering is de andere niet, onderstreept Koen Marichal, die aan de Antwerp Management School het competentiecentrum rond leiderschap leidt. ‘Timing en structuur zijn belangrijk. Maar efficiëntiewinst behaal je vooral ook door te kiezen voor de juiste techniek. We pakken verschillende vergaderingen nog al te vaak hetzelfde aan. Terwijl je een brainstorm natuurlijk anders organiseert dan een actieoverleg.’

Want wat ís efficiënt vergaderen? Geen tijd verliezen? Je kunt efficiëntie ook definiëren als ‘een optimale beslissing nemen gebaseerd op zo volledig mogelijke informatie’, zegt cognitief psycholoog Tom Beckers (KU Leuven). ‘En dan hebben korte vergaderingen een nadeel. Unieke informatie die maar één iemand heeft, heeft de neiging om pas na langere tijd op tafel te komen, zo blijkt uit onderzoek.’

Langer vergaderen kan dan helpen. En alleen de mensen uitnodigen die echt nodig zijn, stipt Jeroen Camps aan, die organisatiepsychologie doceert aan de Thomas More Hogeschool. Voor concreet advies verwijst hij naar Steven Rogelberg en diens recent verschenen boek The Surprising Science of Meetings. ‘Mensen stemmen hun gedrag af op de beschikbare tijd’, zegt Camps. ‘Stap af van de standaardmeeting van een uur. Beperk de vergadering tot de tijd die je echt denkt nodig te hebben, experimenteer, en evalueer die vooropgestelde timing. Door een specifiek tijdsframe te kiezen, twintig of vijftig minuten bijvoorbeeld, hou je iedereen scherp.’